Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Op. Dr. Birsen Erzincan (“Muayenehane”) tarafından, muayenehanemiz, web sitemiz (birsenerzincan.com) ve dijital iletişim kanallarımız (randevu formu, WhatsApp, e-posta, telefon) aracılığıyla bizimle iletişime geçen hasta, hasta adayı ve ziyaretçilerin (“İlgili Kişi”) kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin olarak sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Veri sorumlusu: Op. Dr. Birsen Erzincan
Adres: Fenerbahçe Mah. Bağdat Cad. No:144/9 Kadıköy / İstanbul
E-posta: [email protected]
KEP: [email protected]

1. İşlenen kişisel veriler

İşlenen kişisel verileriniz arasında şunlar yer alabilir:

Kimlik verileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, T.C. vatandaşı olmayanlar için pasaport numarası veya geçici kimlik numarası, doğum yeri ve tarihi, medeni hal, cinsiyet.
İletişim verileri: Adres, telefon numarası, e-posta adresi.
Sağlık verileri (özel nitelikli kişisel veri): Muayene, teşhis, tetkik, test, laboratuvar ve görüntüleme sonuçları, reçete bilgileri gibi tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi sırasında elde edilen veriler; kendi rızanızla ilettiğiniz veya koruyucu hekimlik hizmeti kapsamında Sağlık Bakanlığı sisteminden hukuka uygun şekilde elde edilen önceki muayene ve tetkiklerinize ait veriler.
Randevu ve iletişim talebi verileri: Web sitemizdeki randevu formu, WhatsApp, e-posta veya telefon yoluyla ilettiğiniz ad, soyad, iletişim bilgileri, tercih ettiğiniz randevu zamanı ve talebinizle ilgili yazdığınız açıklamalar. Bu açıklamalar şikâyetinize ilişkin sağlık verisi içerebilir.
Fotoğraflar: Muayene veya ön değerlendirme amacıyla kendi isteğinizle ilettiğiniz ya da muayene sırasında çekilen fotoğraflar (sağlık verisi niteliğindedir).
Sigorta ve finans verileri: Özel sağlık sigortası ve Sosyal Güvenlik Kurumu verileri; ödemelere bağlı olarak banka hesap bilgisi gibi finansal veriler.
Hasta ilişkileri verileri: Aldığınız hizmetleri değerlendirmek amacıyla paylaştığınız görüş, yanıt ve yorumlar.
Görsel kayıtlar: Muayenehane ziyareti sırasında fiziksel mekân güvenliği amacıyla kapalı devre kamera sistemiyle alınan görüntüler.
Web sitesi kullanım verileri: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, ziyaret edilen sayfalar ve site içindeki etkileşimler. Çerezler yalnızca onay vermeniz halinde cihazınıza yazılır. Onay vermediğinizde çerez kullanılmaz; ancak sitemizin ve reklamlarımızın etkinliğini ölçmek amacıyla Google’a çerez içermeyen, sizi doğrudan tanımlamayan sinyaller (sayfa ziyareti, iletişim butonuna tıklama ve bunlara eşlik eden IP adresi ile tarayıcı bilgisi gibi teknik veriler) iletilir. Ayrıntılar için Çerez Politikası sayfamızı inceleyebilirsiniz.

2. Kişisel verilerin işlenme amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenir:

Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetinin finansmanının planlanması,
Randevu taleplerinizin alınması, değerlendirilmesi ve tarafınıza dönüş yapılması,
İlgili mevzuat uyarınca Sağlık Bakanlığı ve diğer yetkili kamu kurum ve kuruluşlarınca talep edilen bilgilerin paylaşılması,
Mevzuata uygun saklama ve arşivleme faaliyetlerinin yürütülmesi,
Faturalandırma ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
Muayenehane iç işleyişinin planlanması ve yönetilmesi,
Kamera kayıtları aracılığıyla mekân güvenliğinin sağlanması,
Soru ve şikâyetlerinize yanıt verilmesi, hasta memnuniyetinin ölçülmesi ve artırılması,
Almakta olduğunuz ve tamamlayıcı hizmetler hakkında bilgi verilmesi ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
Web sitesinin güvenli ve doğru şekilde çalışmasının sağlanması,
Onay vermeniz halinde, web sitesi kullanımına ilişkin istatistiklerin oluşturulması ve sitenin iyileştirilmesi.

3. Kişisel verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi

Kişisel verileriniz; muayenehane yönetim yazılımına veri girişi, elektronik veya matbu formlar, web sitemizdeki randevu formu, WhatsApp, e-posta ve telefon görüşmeleri, çerezler ve benzeri teknolojiler ile güvenlik kamerası kayıtları aracılığıyla, kısmen otomatik ve kısmen otomatik olmayan yollarla toplanır.

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

Kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (randevu talebinizin karşılanması dahil),
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (web sitesi güvenliği ve mekân güvenliği dahil),
Çerezler aracılığıyla yapılan işleme açık rızanıza (KVKK m.5/1) dayanır. Çerezsiz ölçüm sinyalleri ise veri sorumlusunun meşru menfaati (KVKK m.5/2-f) kapsamında işlenir.

Sağlık verileriniz, KVKK’nın 6. maddesi uyarınca kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler tarafından işlenir.

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca ve sözleşmelerden doğan yükümlülükler, olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, hak ileri sürülmesi veya savunmanın tesis edilmesi amaçlarıyla gerekli olduğu süre kadar saklanır.

4. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, 2. maddedeki amaçlar doğrultusunda, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen aktarım şartlarına uyularak ve gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıdaki alıcılara aktarılabilir:

Hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için Sağlık Bakanlığı başta olmak üzere yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
Talep etmeniz halinde, sağlık hizmetlerinin finansmanı kapsamında özel sigorta şirketlerine,
Tıbbi teşhis ve tedavi için iş birliği içinde olduğumuz, sır saklama yükümlülüğü altındaki hastaneler, laboratuvarlar, tıp merkezleri ve hekimlere,
Hasta Hakları Yönetmeliği uyarınca yetki vermeniz halinde kanuni temsilcilerinize,
Olası hukuki uyuşmazlıklarda, uyuşmazlık konusu bilgiyle sınırlı olarak avukatlarımıza,
Kimlik ve finans verileriyle sınırlı olarak muhasebecilerimize,
Hizmetin devamlılığı için Sağlık Bakanlığı tarafından akredite edilmiş, yurt içinde yerleşik muayenehane yönetim yazılımlarına,
Web sitemizin, randevu formumuzun ve kurumsal e-postamızın işletilmesi için hizmet aldığımız teknoloji sağlayıcılarına: web sitesi barındırma ve güvenlik hizmeti (Cloudflare), form iletim hizmeti (Resend), kurumsal e-posta hizmeti (Google Workspace) ve onay vermeniz halinde web sitesi analiz hizmeti (Google Analytics) ile reklam ölçümü hizmeti (Google Ads). Onay vermemeniz halinde çerez yazılmaz; bu hizmetlere yalnızca çerezsiz ölçüm sinyalleri gönderilir.

Bu teknoloji sağlayıcılarının sunucularının bir kısmı yurt dışında bulunduğundan, bu kapsamdaki aktarımlar KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen yurt dışına aktarım şartlarına uygun olarak gerçekleştirilir.

Ayrıca, muayenehanemizde ayrıca sunulan “Hasta Açık Rıza Formu”nda rıza vermeniz halinde, sağlık verileriniz; sağlık hizmetinin sunulması, tarafınıza bilgi verilmesi ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla WhatsApp ve e-posta gibi platformlar aracılığıyla tarafınızla paylaşılabilecektir. Bu durumda hukuki sebep açık rızanızdır.

5. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca;

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz. Çerezlere ilişkin onayınızı, sitenin alt kısmındaki “Çerez tercihleri” bağlantısından dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

6. Başvuru yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

Yazılı olarak: Islak imzalı dilekçe ve geçerli kimlik belgesiyle şahsen veya noter aracılığıyla, Fenerbahçe Mah. Bağdat Cad. No:144/9 Kadıköy / İstanbul adresine. Zarfın üzerine “KVKK Kapsamında Başvuru” yazılmalıdır.
Kayıtlı elektronik posta (KEP) ile: [email protected] adresine. Konu kısmına “KVKK Kapsamında Başvuru” yazılmalıdır.
E-posta ile: Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak ya da daha önce tarafımıza bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden [email protected] adresine. Konu kısmına “KVKK Kapsamında Başvuru” yazılmalıdır.

Başvurunuzda; ad, soyad ve yazılı başvurularda imza, T.C. vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruk ve pasaport numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta adresi ve telefon numarası ile talep konusunun bulunması zorunludur. Başka bir kişi adına başvuru yapıyorsanız, yetkinizi gösteren belgeyi (veli veya vasilik için nüfus kayıt örneği ya da ilgili belge, diğer durumlarda özel vekâletname) başvurunuza eklemeniz gerekir.

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.